شرح وظایف مسئول دبيرخانه
• نظارت بر ثبت وارسال كليه نامه هاي وارده بر دبيرخانه
• نظارت وهماهنگي جهت دريافت تفكيك توزيع پست وفاكس نمون كليه مكاتبات
• نظارت بر اجراي دقيق اتوماسيون اداري در دبيرخانه وواحدهاي تابعه
• نظارت بر نحوه بايگاني نامه ها در دبيرخانه
• نظارت بر رفت وآمد پرسنل مرخصيها وپاسهاي اداري وشخصي
• پیگیری و تائید قبوض تلفن ساختمان مرکزی
• ارسال نامه مربوط به هزينه پستي دبيرخانه مركزي به مديريت ساختمان
• ارتباط با دفتر پستي طرف قرارداد ونظارت بر حسن انجام امور پستي دفتر
• تعيين واعلام كد مكاتباتي نامه هاي صادره جهت واحدهاي تابعه وارسال ليست كدمكاتباتي واحد ها
• پيگيري کلیه امور اتوماسيون (مانند : رسميت بخشيدن به امضاء الكترونيك(
• تهيه وتنظيم وليست بندي كشيكهاي نوروزي مجموعه مديريت ساختمان
• آموزش حضوري اتوماسيون به نماينده هاي معرفي شده از طرح واحدهاي تابعه
• ارائه گزارش عملكرد دبيرخانه مركزي به مديريت ساختمان
• ارائه مشكلات نرم افزاري وپيشنهادات مربوط به اتوماسيون اداري به فن آوري اطلاعات
• تهيه وتوزيع فرمهاي ارزشيابي پرسنل مجموعه مديريت ودريافت وتنظيم آنها
• ارزشيابي پرسنل دبيرخانه مركزي
• ثبت نمرات ارزشيابي درنرم افزار ارزشيابي وتهيه ليست نهايي وارسال به واحدارزشيابي
• تهيه ليست حق لباس پرسنل رسمي وپيماني مجموعه مديريت ساختمان
• تهيه وتنظيم ليست مانده مرخصي پرسنل قراردادي مجموعه مديريت ساختمان
• كارشناس موارد پيشنهادي ارسال شده از كميته پيشنهادات مرتبط به دبيرخانه مركزي به امور مكاتباتي
• شركت دركميته شفاف سازي ومستند سازي فرآيند معاونت پشتيباني به عنوان نماينده مديريت
• اخذ شرح وظايف كليه پرسنل مجموعه مديريت ساختمان
• تنظيم فرآيند هاي كاري ورسم فلوچارت جهت كليه واحد هاي مديريت
|
|
|
|
